Být zaneprázdněný je nový status symbol. A totální past na produktivitu

Víte, co je fascinující? Jak se nám povedlo udělat z permanentního zmatku jakýsi odznak cti. Když se vás někdo zeptá „jak se máš?“, odpovíte pravděpodobně „no, víš, jsem strašně vytížený“ s takovou tváří, jako byste právě vyhráli olympijskou medaili. A to nejlepší? Věříme tomu. Myslíme si, že vytíženost znamená skutečnou produktivitu, důležitost a úspěch.

Jak píše autor článku na Quartz.com, být zaneprázdněný se stalo jakýmsi společenským statutem. Pokud nejste neustále „někde“, nejste dost důležitý nebo dost pracovitý. Ale pravda? Být permanentně tzv. busy vás dělá méně produktivním, ne více.

Multitasking: mýtický jednorožec produktivity

Když si představíme superproduktivního člověka, vidíme před sebou někoho s vyzvánějícím telefonem, záplavou emailů a kalendářem, který vypadá jako tetris na speedu. Máme pocit, že takový člověk zvládá všechno najednou. Problém je, že lidský mozek na tuhle fámu neskočil.

David Meyer z Michiganské univerzity publikoval studii, která ukázala něco dost nepříjemného: přepínání mezi úkoly uprostřed práce zvyšuje čas potřebný k dokončení obou úkolů o 25 %. Ne o pár procent – o čtvrtinu.

„Multitasking vás zpomalí a zvýší pravděpodobnost chyb,“ říká Meyer. „Narušení a přerušení jsou z hlediska naší schopnosti zpracovávat informace katastrofa.“

Microsoft to chtěl vědět přesně a provedl vlastní studii. Zjistili, že lidem trvalo průměrně 15 minut, než se vrátili ke svým důležitým projektům poté, co byli přerušeni emailem, telefonátem nebo zprávou. A pozor – těch 15 minut nestrávili na tom přerušení. Přerušení je odvedlo k jiným aktivitám, jako je surfování po webu pro zábavu.

„Překvapilo mě, jak snadno byli lidé rozptýleni a jak dlouho jim trvalo, než se vrátili k úkolu,“ řekl Eric Horvitz, výzkumník Microsoftu stojící za studií. „Když je to takhle špatné v Microsoftu, musí to být špatné i v jiných firmách.“

Váš mozek má úzké hrdlo

S multitaskingem je ještě jeden problém: váš mozek prostě nemá kapacitu dělat dvě věci najednou. René Marois a jeho kolegové z Vanderbilt University použili MRI skenery a dokázali ukázat fyzický zdroj tohoto „úzkého hrdla“ v mozku.

„Máme dojem, že máme mozek, který zvládne víc, než ve skutečnosti dokáže,“ vysvětluje Marois. Jsme tak posedlí multitaskingem, že si myslíme, že toho zvládáme víc – i když mozek není takového výkonu fyzicky schopen. Nejproduktivnější jsme ve chvíli, kdy dokážeme svůj kalendář řídit tak, abychom se mohli efektivně soustředit na úkol, který máme před sebou.

A teď to nejhorší: výzkumníci z University of Sussex porovnali množství času, které lidé tráví na více zařízeních najednou (třeba psaní zpráv při sledování TV) s MRI snímky jejich mozků. Zjistili, že lidé s vysokou mírou multitaskingu měli menší hustotu mozku v přední cingulární kůře (ACC) – což je oblast kritická pro pozornost a sebekontrolu.

Jako by permanentní zmatení trénovalo váš mozek, aby byl roztěkaný a neproduktivní.

Deep work: opak busy culture

Tady přichází na scénu Cal Newport, profesor informatiky z Georgetown University, který celou tuhle konverzaci posunul ještě dál. V knize Hluboká práce: Pravidla pro soustředěný úspěch v roztěkaném světě definuje „hlubokou práci“ jako profesionální aktivitu prováděnou ve stavu koncentrace bez rozptýlení, která tlačí vaše kognitivní schopnosti na jejich limit.

Zní to jako sci-fi? Není. Je to prostě… práce. Skutečná práce. Ne skákání mezi Slackem, Gmailem a tou prezentací, kterou máte dodělat do pátku.

Newport rozlišuje mezi „deep work“ (hluboká práce) a „shallow work“ (mělká práce). Mělká práce zahrnuje úkoly, které nevyžadují velkou kognitivní námahu – odpovídání na emaily, koordinace schůzek, rutinní administrativa. Je to práce, kterou můžete dělat, i když jste rozptýlení. A taky práce, která je snadno nahraditelná (nota bene ve věku AI).

Hluboká práce je naopak to, co vytváří skutečnou hodnotu. Učení nových dovedností, řešení komplexních problémů, kreativní tvorba. A nejde ji dělat v multitaskingu.

Podle výzkumu společnosti Asana tráví „znalostní pracovníci“ (tedy lidé, jejichž hlavní kapitál je schopnost myslet) 60 % svého času mělkou prací – koordinací, komunikací, administrativou. Vlastně tou prací, pro kterou je nikdo nenajal.

Proč to sakra děláme?

Dobře, takže víme, že multitasking nás zpomaluje. Víme, že kult vytíženosti ničí náš mozek. Proč to tedy děláme?

Výzkumníci z University of Chicago mají odpověď. Víra, že zaneprázdněnost je známkou úspěchu a tvrdé práce, je tak rozšířená, že se vlastně bojíme nečinnosti. Studie pro to vymyslela termín „idleness aversion“ – averze k nečinnosti. Lidé jsou přitahováni k tomu být busy, i když to škodí jejich produktivitě.

A je to – opět – ještě horší. Vědci zjistili, že zaneprázdněnost používáme k tomu, abychom se schovali před vlastní leností a strachem ze selhání. Spalujeme cenný čas děláním věcí, které nejsou nutné ani důležité, protože nám tato zaneprázdněnost dává pocit produktivity.

Představte si: odpovídáte na nedůležité emaily místo toho, abyste se pustili do velkého projektu, o kterém víte, že ho musíte dokončit. Je to těžké, ale musíte rozpoznat, kdy používáte triviální aktivity jako štít proti prokrastinaci nebo strachu.

Jak z toho ven?

Newport navrhuje několik strategií, jak se dostat z busy culture do deep work režimu:

Plánujte hlubokou práci. Nestačí doufat, že na ni najdete čas. Musíte ji aktivně naplánovat – bloky 60-90 minut bez přerušení. Bill Gates má na tohle svůj vlastní způsob: dvakrát ročně se uchyluje do chatky v lese, kde vůbec nemá přístup k emailům, telefonům ani internetu. Jen on a papíry od zaměstnanců Microsoftu s návrhy nových inovací.

Naučte se nudit. Tohle zní skoro šíleně, ale Newport má pravdu. Každé zatoulané prsty k telefonu, každé proklikávání Instagramu ve chvíli, kdy čekáte ve frontě na kávu – to všechno ničí vaši schopnost koncentrace. Trénujete si tím mozek, aby nemohl vydržet nudou. A mozek, který nevydrží nudu, nemůže dělat hlubokou práci.

Odřízněte shallow work. Ano, musíte odpovídat na emaily. Ne, nemusíte na ně odpovídat každých pět minut. Seskupte podobné úkoly dohromady. Naplánujte si třeba dvě 30minutové bloky denně na emaily a jiné administrativní záležitosti. Zbytek? Deep work.

Zkontrolujte si sociální média. Newport jde ještě dál a navrhuje, abyste se úplně odpojili od sociálních médií – alespoň na zkoušku. Pak zjistíte, které z těchto platforem skutečně potřebujete. Většina z nás zjistí, že odpověď je „skoro žádná“.

Attention residue: neviditelný zabiják produktivity

Tady je ještě jeden fascinující koncept, který Newport zmiňuje: „attention residue“ neboli   zbytkové zaměření. Když přepínáte mezi úkoly, část vaší pozornosti zůstává „uvíznutá“ na předchozím úkolu. Takže i když se vrátíte k psaní zprávy, část vašeho mozku stále myslí na tu SMS, kterou jste právě viděli.

Studie ukazují, že než se znovu dostanete do skutečné koncentrace, může to trvat až 20 minut. Takže pokud zkontrolujete telefon dvakrát za hodinu, ztratíte dvě třetiny času na soustředění.

Když někdo jako profesor Adam Grant z Wharton pracuje na článku několik dní v izolaci, nedělá to proto, že by byl asociální. Dělá to proto, že minimalizuje attention residue a maximalizuje produktivitu. Pracuje podle vzorce:

Vysoce kvalitní práce = (Strávený čas) × (Intenzita soustředění)

Pokud věříte tomuhle vzorci, Grantovy návyky dávají smysl. Maximalizací intenzity při práci maximalizuje výsledky na jednotku stráveného času.

Sokratova rada

„Varuj se pustoty zaneprázdněného života.“ To řekl Sokrates – dávno předtím, než existovaly chytré telefony, Slack nebo Google Calendar. Možná věděl něco, co jsme zapomněli: že skutečná produktivita není o tom, kolik věcí děláte najednou. Je o tom, jak dobře děláte tu jednu věc, na kterou se soustředíte.

Busy culture nás přesvědčila, že být neustále v pohybu je znamení úspěchu. Ale možná je to naopak – možná je to známka toho, že se neumíme zastavit, soustředit se a udělat práci, která má skutečnou hodnotu.

Takže až vás příště někdo zeptá, jak se máte, zkuste něco jiného než „strašně zaneprázdněný“. Zkuste třeba: „Soustředím se na pár důležitých věcí.“ Nebo dokonce: „Mám čas myslet.“

Možná vám ten člověk bude divně koukat. Ale taky je možné, že vám bude tajně závidět.

Zdroje: Quartz, DatabazeKnih, APA, TCTEC, ScienceDirect, PUBMED, PLOS